Confession #15744

Sự khó hiểu trước cách làm việc của ban tổ chức một sự kiện tại khoa QHQTTT

Mình viết bài này với mong muốn chia sẻ và cùng các bạn góp ý, cũng như đặt ra những câu hỏi về cách ban tổ chức (BTC) sự kiện tại khoa QHQTTT đang vận hành, bởi mình và nhiều bạn trong team thực sự cảm thấy rất khó hiểu và không thoải mái với cách làm việc hiện nay.

Theo quy định rõ ràng của khoa, mọi hoạt động sự kiện đều cần được Trưởng khoa duyệt mới có thể tiến hành. Mặc dù vậy, BTC sự kiện đã khởi động công tác chuẩn bị rất sớm và có vẻ rất chỉn chu, chu đáo trong từng khâu. Điều này thể hiện sự tâm huyết và nỗ lực của BTC, tuy nhiên, một điều quan trọng là đến thời điểm hiện tại, BTC vẫn chưa nhận được bất cứ sự phê duyệt chính thức nào từ Trưởng khoa về sự kiện này.

Sau buổi sinh hoạt công dân, khi sinh viên khoá 2022 được biết về kế hoạch thực tập cũng như các yêu cầu mới khắt khe hơn trong việc duyệt sự kiện trong thời gian thực tập, BTC đã gửi form hỏi ý kiến các thành viên về việc tiếp tục tham gia hay không. Đây là bước làm khá chuyên nghiệp và báo trước cho mọi người một sự lựa chọn rõ ràng. Tuy nhiên, điều làm nhiều người bức xúc là BTC yêu cầu các bạn muốn tiếp tục tham gia đóng góp 990.000, còn các bạn muốn dừng lại cũng phải đóng 220.000 - dù sự kiện vẫn chưa có cuộc họp tổng tất cả thành viên, chưa có cuộc họp quan trọng của core team với khoa hay thông báo xét duyệt chính thức nào từ phía khoa.

Lý do BTC đưa ra là các bạn đã ký hợp đồng với đối tác thiết kế và cố vấn dựng sân khấu, đồng thời đã sử dụng số tiền này rồi.

Ở đây phát sinh nhiều câu hỏi lớn: BTC dựa vào đâu để tự ý ký hợp đồng và thu tiền của tất cả thành viên, kể cả những người không muốn tiếp tục? Việc này không chỉ trái với quy trình làm việc chuẩn mực, mà còn gây áp lực tài chính không đáng có lên sinh viên, dễ dẫn đến mất lòng tin và làm ảnh hưởng đến tinh thần đoàn kết của nhóm.

Về phần core team, các bạn cũng đã đưa ra lời giải thích như sau:

"Việc đặt ra các điều khoản liên quan đến quỹ BTC và chi phí tất toán hoàn toàn không phải điều tụi mình mong muốn. Tuy nhiên, vì X* đã chính thức đi vào vận hành, các hạng mục như hợp đồng cần thiết đều đã được ký kết và chi trả, nên việc rút lui với số lượng lớn sẽ khiến toàn bộ chương trình đứng trước nguy cơ bị huỷ, trong khi các khoản chi phí đã cam kết vẫn phải thanh toán đầy đủ.

Trong trường hợp đó, Ban điều hành – với tư cách là người tổ chức – không thể gánh vác toàn bộ khoản chi lên đến hàng chục triệu đồng.

Chúng mình rất mong mọi người hiểu và thông cảm cho vị trí của BTC trong tình huống này.

Việc đưa ra form này là để đảm bảo sự minh bạch, rõ ràng và công bằng cho tất cả thành viên, cũng như quyết định đúng đắn cho bước đi tiếp theo của dự án.

Việc tất toán quỹ BTC sẽ chính thức được thông báo sau khi BTC xem xét kết quả điền form. Tuỳ vào mức độ rủi ro trước nguy cơ bị huỷ bởi lý do chủ quan và khách quan, BTC sẽ xem xét giảm thiểu tối đa thiệt hại / bồi thường thiệt hại cho tập thể BTC".

Mình hiểu rằng BTC đang ở vị thế khó khăn khi các khoản chi phí đã được cam kết và thanh toán trước, đồng thời việc số đông rút lui có thể khiến sự kiện bị hủy bỏ gây tổn thất nghiêm trọng. Tuy nhiên, điều không thể bỏ qua là việc BTC đã tự ý cam kết hợp đồng và yêu cầu thu tiền khi sự kiện chưa được chính thức duyệt. Điều này làm suy giảm tính minh bạch và sự tin tưởng vào quy trình quản lý trong khoa. BTC nên sớm có sự trao đổi rõ ràng với khoa và các thành viên, đảm bảo quyền lợi của mọi người cũng như tạo điều kiện để các thành viên lựa chọn mà không bị thiệt thòi tài chính một cách bất hợp lý.

Mong BTC và các bạn trong khoa mình nhìn nhận vấn đề này một cách nghiêm túc, để lần sau có thể có quy trình tôn trọng hơn, hiệu quả hơn và giữ được sự đồng thuận cũng như tin tưởng từ tất cả các thành viên tham gia.

Cảm ơn mọi người đã đọc và hy vọng mọi chuyện sẽ được làm rõ, phối hợp tốt hơn để không có những tranh cãi không đáng có về sau cho sự kiện. Chúc sự kiện của team diễn ra thành công tốt đẹp!